Klokkenluidersregeling

Waarom?

De Absolute Engineering Gedragscode & Ethiek omvat onze bedrijfswaarden en gedragsrichtlijnen. Wij streven ernaar onze bedrijfswaarden en principes te verduidelijken die ons professioneel en persoonlijk gedrag bepalen en ons ertoe te verbinden onze missie op een ethische wijze na te leven. Deze procedure vormt een aanvulling op onze visie en beginselen met betrekking tot klokkenluiden, zoals uiteengezet in de Gedragscode & Ethiek. Zij voorziet in een kader voor interne melding en opvolging van vermeend wangedrag. Wij zijn ervan overtuigd dat iedereen die te goeder trouw meent dat er onethische praktijken of wangedrag plaatsvinden, het bewustzijn daarvan kan en moet vergroten. Deze regeling is ook vastgesteld ter uitvoering van Richtlijn (EU) 2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden, alsmede van de Belgische wetgeving ter omzetting van de Richtlijn in nationaal recht. Het algemene doel van de Europese richtlijn en de Belgische wet is klokkenluiders te beschermen tegen elke vorm van vergelding en publieke en private organisaties te verplichten formele procedures vast te stellen voor interne melding en opvolging van meldingen. Wij benadrukken dat iedereen verantwoordelijk is voor het bijdragen aan en handhaven van een cultuur van transparantie en openheid, vrij van vergelding. In het bijzonder draagt het management van Absolute Engineering een belangrijke verantwoordelijkheid om overeenkomstig onze kernwaarden en ons beleid te handelen. Zij moeten niet alleen het goede voorbeeld geven, maar ook hun teamleden ondersteunen bij het handhaven van deze principes.

Wie?

Deze Klokkenluidersregeling van Absolute Engineering voldoet aan de Europese en Belgische regels en geldt niet alleen voor (ex-)werknemers en zelfstandigen, maar ook voor aandeelhouders, bestuurders, toezichthouders, vrijwilligers en stagiairs (betaald of onbetaald), sollicitanten en iedereen die onder leiding van contractanten of leveranciers werkt. Al deze partijen kunnen gebruik maken van de interne meldingskanalen die in deze regeling worden beschreven en worden door Absolute Professionals beschermd tegen wraakacties. In deze Klokkenluidersregeling wordt met Absolute Professionals bedoeld: Absolute Jobs BV.

Wat?

Dit beleid regelt hoe Absolute Engineering omgaat met alle beschuldigingen of bewijzen van (pogingen tot) overtredingen van wet, ethiek of legitimiteit door iedereen die verbonden is met Absolute Engineering (de “rapporteerbare inbreuken”). Dit beleid classificeert rapporteerbare inbreuken in verschillende categorieën op basis van hun aard en ernst:

Inbreuken die onder het toepassingsgebied van de Europese Richtlijn en de Belgische wet vallen, namelijk inbreuken met betrekking tot:

· Productveiligheid en compliance;

· Overheidsopdrachten;

· Financiële diensten, producten en markten en preventie van witwassen en financiering van terrorisme;

· Transportveiligheid;

· Volksgezondheid;

· Voedsel- en voederveiligheid, gezondheid en welzijn van dieren;

· Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;

· Sociale fraude;

· Fiscale fraude;

· Bescherming van de consument;

· Bescherming van het milieu;

· Inbreuken die de financiële belangen van de Unie schaden en/of verband houden met de interne markt;

· Bescherming van privacy en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;

De Klokkenluidersregeling van Absolute Engineering is niet alleen van toepassing op inbreuken op de werkplek, in openbare en privéruimten, maar strekt zich uit tot inbreuken met betrekking tot alle werk-gerelateerde activiteiten zoals (niet-limitatief):

· Tijdens werk-gerelateerde reizen

· Via werk-gerelateerde communicatie

· In door de werkgever beschikbaar gestelde accommodatie, bijvoorbeeld bij het verstrekken van woonfaciliteiten aan mensen op het werk

· Tijdens conferenties, seminaries of opleidingen

· Tijdens evenementen na het werk

Absolute Engineering benadrukt en verbindt zich ertoe alle personen die te goeder trouw vermoedelijke of daadwerkelijke (pogingen tot) inbreuken melden, te beschermen tegen vergelding.

Hoe?

Het is essentieel om inbreuken op het Unierecht tijdig te ontdekken, aan te pakken en te verhelpen. Het verschaffen van kanalen voor het melden van inbreuken of wangedrag (“klokkenluiden”) speelt hierbij een cruciale rol. Deze Klokkenluidersregeling heeft tot doel interne kanalen te verschaffen voor het melden van waarnemingen of bevindingen met betrekking tot (vermeende) inbreuken die Absolute Engineering aangaan, zonder de hiërarchische weg of het gebruikelijke kanaal te moeten volgen. Het is geen vervanging voor maar een aanvulling op de bestaande procedures voor de afhandeling van (individuele) klachten of onregelmatigheden. Klokkenluiderskanalen zijn ingesteld om (pogingen tot) onwettig, onethisch of niet-legitiem gedrag te melden wanneer deze niet via de reguliere kanalen, zoals de directe leidinggevende, de HR-manager of een andere reguliere aangewezen persoon, kunnen worden gemeld. Wij sporen alle medewerkers van Absolute Engineering, voormalige medewerkers, zelfstandigen, aandeelhouders, personen die deel uitmaken van het bestuurlijk, management of toezichthoudend orgaan, vrijwilligers en stagiaires,

sollicitanten, alle personen die onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers werken, aan om elke vorm van vermeende of daadwerkelijke inbreuken of wangedrag te melden via de speciale interne kanalen die Absolute Engineering heeft geïmplementeerd. Wij nemen alle ontvangen meldingen ernstig en zetten ons in om elke melding te onderzoeken. U kunt op verschillende manieren rapporteren:

Indien mogelijk, bespreek de kwestie met uw meldingsbeheerder of deel je melding via onderstaand contactformulier

Hoewel Absolute Engineering hoopt dat het melden van een zorg via de interne meldingskanalen voldoende soelaas biedt en daarom de voorkeur geniet, kunnen er omstandigheden zijn waarin het gepaster is om een bezorgdheid rechtstreeks aan een externe instantie te melden. Indien van toepassing, kunt u uw bezorgdheid rechtstreeks melden aan de Federale Ombudsman.

Behandeling en onderzoek

U krijgt binnen een week een bevestiging van elke melding. De meldingsbeheerder laat u ook weten of de melding als mogelijk wangedrag wordt gezien, of dat het via de normale procedures moet worden behandeld. Als dat nodig is, zal de meldingsbeheerder met het klokkenluiderscomité (bestaande uit: bedrijfsjurist, HR-juridisch expert, auditmanager en operations manager) een onderzoek doen naar de melding. Tijdens het onderzoek kan de meldingsbeheerder u ook om meer uitleg vragen (via SPOT of, indien mogelijk, rechtstreeks). Absolute Engineering moet volgens de Europese Richtlijn het recht van de personen die in de melding worden genoemd om gehoord te worden en hun dossier in te zien respecteren. Dit gebeurt met inachtneming van de anonimiteit en vertrouwelijkheid van de melding en de melder en zonder het onderzoek te belemmeren. Binnen drie maanden na de bevestiging zal de meldingsbeheerder u zo veel mogelijk op de hoogte brengen van het onderzoek en eventuele maatregelen die zijn genomen. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheids- of privacykwesties die betrekking hebben op iedereen die het onderwerp is van de melding. Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld en informatie wordt alleen gedeeld als dat nodig is. De gegevens van elke melding worden niet langer bewaard dan nodig en passend is om aan de eisen van de Richtlijn te voldoen. Absolute Engineering verwerkt alle persoonsgegevens die in het kader van deze Klokkenluidersregeling worden verzameld volgens de geldende wetgeving en gebruikt ze alleen voor het bereiken van de doelstellingen van deze regeling.

Niet-vergelding

De identiteit van de melder en alle andere gegevens waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid, worden zo veel mogelijk vertrouwelijk behandeld. Deze gegevens mogen alleen bekend worden gemaakt indien dit in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures een noodzakelijke en evenredige verplichting is die door het recht van de Unie of het nationale recht wordt opgelegd. Indien gegevens bekend worden gemaakt, wordt de melder daarvan op de hoogte gesteld voordat zijn identiteit openbaar wordt gemaakt, tenzij die gegevens het betreffende onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zouden brengen. De melder die te goeder trouw en op redelijke gronden handelt (“gegronde redenen”) geniet bescherming tegen vergelding krachtens deze Klokkenluidersregeling. Er zijn geen repercussies verbonden aan het te goeder trouw en op redelijke gronden melden van een (mogelijke) inbreuk, ook niet als de melding achteraf ongegrond blijkt te zijn. Dit betekent dat de melder op geen enkele wijze mag worden benadeeld als gevolg van zijn of haar melding. Indien de melder aantoont dat hij of zij als gevolg van zijn of haar melding wordt gestraft, onrechtvaardig wordt behandeld of op een andere wijze wordt benadeeld, wordt verondersteld dat de schade is toegebracht als vergelding voor de melding, tenzij degene die de negatieve maatregel heeft genomen kan aantonen dat die maatregel gebaseerd was op gerechtvaardigde redenen en geen enkel verband hield met de meldingsdaad van de melder. Indien uit het onderzoek blijkt dat een melding vals of te kwader trouw is gedaan, kan dit aanleiding zijn om passende en redelijke maatregelen tegen de melder te nemen. Tegen iedereen die zich niet aan deze regeling houdt, kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen, waaronder ontslag.